Politique de confidentialité

Le GROUPE NOVAGRAAF (« NOVAGRAAF ») est un cabinet international de conseils en propriété intellectuelle. NOVAGRAAF est composée d’un réseau de sociétés affiliées situées en Belgique, en France, aux Pays-Bas, au Royaume-Uni, en Suisse, au Japon, en Chine et aux États-Unis. Pour plus de détails sur les coordonnées de nos sociétés dans votre juridiction, voir http://www.novagraaf.com/find-us.

NOVAGRAAF est soucieuce de la protection de votre vie privée et des données personnelles qu’elle collecte et traite pour vous.

A ce titre, NOVAGRAAF respecte le droit européen applicable en matière de protection des données personnelles, et, en particulier, le Règlement général européen sur la protection des données personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (« RGDP »).

La présente politique de confidentialité (« politique de confidentialité ») a pour objet d’informer de manière claire, simple et complète les personnes concernées sur la manière dont  NOVAGRAAF, en sa qualité de responsable de traitement, collecte et utilise vos données personnelles (« données personnelles ») et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.

Elle décrit comment NOVAGRAAF collecte et traite vos données personnelles dans le cadre de vos visites sur notre site Web ou d’autres échanges avec nous par courriel ou courrier, de la tenue de notre rôle en tant que représentants et conseils en propriété intellectuelle et de relations d’affaires avec nos clients et confrères, ou à toutes autres occasions où vous transmettez vos données personnelles à NOVAGRAAF, notamment lorsque vous souscrivez à notre newsletter ou lors d’événements professionnels.

  • 1. Collecte de vos données personnelles
  • 2. Finalité du traitement de vos données personnelles
  • 3. Partage des données personnelles
  • 4. Préservation de la sécurité de vos données personnelles
  • 5. Vos droits
  • 6. Contact

1. Collecte de vos données personnelles

NOVAGRAAF peut être amenée à recueillir vos données personnelles en interagissant directement avec vous :

  • Lorsque vous nous contactez, par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel ou courrier, pour une demande de prestation ou de consultation ;
  • Lorsque vous souscrivez, par l’intermédiaire de notre site Web, à notre newsletter d’entreprise ;
  • Lors de votre venue dans nos locaux, de votre participation aux  événements organisés par NOVAGRAAF, ou aux rencontres professionnelles ;
  • Lors de l’envoi de candidatures spontannées ou de réponses à des offres d’emploi ;

En outre, nous collectons et traitons quotidiennement des données personnelles dans le cadre de nos activités de conseil  et des relations d’affaires établies avec nos clients et nos confrères. Cette politique de confidentialité ne s’applique pas aux employés de NOVAGRAAF.

NOVAGRAAF ne collecte pas de données personnelles relevant des catégories particulières de données personnelles listées à l’art 9(1) du RGDP, c’est-à-dire des données à caractère personnel qui révèle l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle.

Les données personnelles que nous collectons sont :

  • Civilité ;
  • Nom ;
  • Prénom ;
  • Fonction ;
  • Numéro de téléphone ;
  • Numéro de fax ;
  • Adresse mail ;
  • Adresse de correspondance ;
  • Informations bancaires pour les paiements ;
  • Données inclues dans les CV.

NOVAGRAAF applique les principes de « minimisation des données », de « protection des données dès la conception » et de « protection des données par défaut ». Nous ne collectons que des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Vous êtes libre de fournir ou non tout ou partie de vos données personnelles. Néanmoins, les données personnelles que vous allez fournir peuvent avoir pour conséquence de limiter votre accès à certains services ou produits proposés par NOVAGRAAF.

2. Finalité du traitement de vos données personnelles

Les données personnelles collectées  par NOVAGRAAF font l’objet d’un traitement informatique destiné à gérer et assurer le suivi de votre demande. Les destinataires des données sont les personnes en charge de la réception des demandes transmises à NOVAGRAAF par l’intermédiaire du site Web, ainsi que les personnes les plus à même de répondre à votre demande, en fonction de la nature de celle-ci.

Vos données personnelles sont traitées par NOVAGRAAF dans les cas permis par la réglementation applicable, et dans les finalités suivantes :

  • Dans l’objectif d’exécuter tout contrat que vous avez passé avec NOVAGRAAF. Par exemple : Novagraaf saisi vos informations dans la base de données afin de permettre l’enregistrement d’une marque, d’un modèle, d’un brevet ou pour négocier en votre nom avec un tiers ;
  • Quand vous posez une question à NOVAGRAAF via le formulaire de contact sur notre site, afin de répondre à cette question ;
  • Si vous êtes inscrit à notre newsletter (Perspectives), afin de vous envoyer la newsletter de NOVAGRAAF ;
  • Si vous répondez à une offre d’emploi ou envoyez une candidature spontanée, afin que NOVAGRAAF puisse répondre et potentiellement réutiliser ces données lors de la procédure d’embauche ;
  • Lorsque vous vous inscrivez à un séminaire ou à un évènement, afin que vous puissiez être informés de séminaires ou évènements (avant aussi bien qu’après) ;
  • Pour vous inviter à prendre part aux enquêtes de satisfaction de NOVAGRAAF pour améliorer les services ;
  • Si vous avez une requête, afin de la traiter ;
  • Pour le respect des obligations légales ou réglementaires de NOVAGRAAF.

NOVAGRAAF garantit que vos données sont traitées de manière licite dans le respect des conditions listées à l’art. 6 RGDP. Selon cette disposition, le traitement de données personnelles est licite et autorisé dans la mesure où l’une des conditions mentionnées ci-dessous est remplie :

  • Nécessité du traitement pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat avec NOVAGRAAF

NOVAGRAAF traite vos données personnelles afin de pouvoir exécuter un contrat conclu avec la personne concernée. Les données personnelles sont également traitées par NOVAGRAAF avant de conclure un contrat avec la personne concernée, afin d’entreprendre les démarches – requises par la personne concernée - permettant de conclure une relation contractuelle. En particulier, NOVAGRAAF traite vos données personnelles pour répondre aux requêtes et demandes d'informations, reçues via le formulaire de contact sur notre site ou par email, en relation avec nos services, pour vous inscrire en tant que client, pour vous envoyer des offres spécifiques sur demande, pour traiter vos instructions de paiement, pour répondre à des demandes spéculatives ou traiter des demandes d'emploi.

  • Intérêts légitimes poursuivis par NOVAGRAAF ou par un tiers

NOVAGRAAF traite vos données personnelles pour poursuivre ses intérêts légitimes ou les intérêts légitimes de tiers. En particulier, NOVAGRAAF traite vos données personnelles lorsqu'une relation client a été établie entre NOVAGRAAF et vous, pour gérer et développer cette relation. Cela comprend la fourniture de services juridiques et administratifs et tout autre service requis pour l'exécution de cette relation. Cela inclut également la communication, afin de vous tenir informé des derniers développements du cabinet, des nouvelles et autres informations sur les services, événements et activités de NOVAGRAAF, les invitations pour participer aux enquêtes de satisfaction clients et l’envoi de notre newsletter. Sur la base de l'intérêt légitime de NOVAGRAAF, nous traitons également vos données personnelles pour gérer l'accès à nos locaux et à des fins de sécurité.

  • Consentement de la personne concernée pour que ses données personnelles soient traitées par NOVAGRAAF

Dans certains cas, le traitement des données personnelles n'est autorisé que si vous avez donné votre consentement à NOVAGRAAF. Lorsque le consentement est requis, NOVAGRAAF vous enverra uniquement des informations relatives au marketing qu’après avoir reçu votre accord. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, en vous désinscrivant de ces communications.

  • Conformité aux obligations légales, auxquelles NOVAGRAAF est soumise

NOVAGRAAF traite les données personnelles afin de se conformer aux obligations légales auxquelles elle est soumise. Ces obligations légales sont définies dans le droit national et/ou international et dans les réglementations nationales, émises par les autorités nationales de supervision compétentes et peuvent inclure la tenue de dossiers, la vérification de la conformité ou la vérification et l'enregistrement des obligations fiscales, sociales ou de sécurité.

3. Partage des données personnelles

En tant que cabinet juridique international, NOVAGRAAF peut être amenée à partager les données personnelles qu'elle recueille via son site internet entre ces offices en Belgique, en France, aux Pays-Bas, en Suisse, au Royaume-Uni, au Japon, en Chine et aux États-Unis.

NOVAGRAAF peut faire appel aux services de tiers pour nous assister dans certaines tâches, telles que le support technique Internet ou l'automatisation du marketing. Pour ce faire, nous pouvons également partager vos données avec ces tiers, afin qu'ils puissent effectuer des services en notre nom.

NOVAGRAAF fait appel à des prestataires (ex. traducteur, dessinateurs, développeurs de site web, etc.) qui peuvent également être amenés à traiter des données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions (mission, diffusion électronique et postale, logistique, etc.).

NOVAGRAAF ne vend, ne loue, ne partage ni ne transfère vos données personnelles à des tiers.

4. Préservation de la sécurité de vos données personnelles

NOVAGRAAF veille à protéger et sécuriser vos données personnelles afin d’assurer leur confidentialité et empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.

Conformément à la réglementation européenne applicable, en cas d’atteinte avérée aux données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, NOVAGRAAF s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle nationale compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).

NOVAGRAAF conserve vos données personnelles pendant le temps nécessaire pour réaliser les finalités convenues, sous réserve de ses droits légaux d'archiver certaines données, de ses obligations de conserver certaines données et / ou du fait qu'il peut anonymiser des données.

Par ailleurs, les sites internet de la société peuvent proposer des liens vers des sites Internet de tiers susceptibles de vous intéresser. NOVAGRAAF n’exerce aucun contrôle sur le contenu de ces sites de tiers ou sur les pratiques de ces tiers en matière de protection des données personnelles qu’ils pourraient recueillir. En conséquence, NOVAGRAAF décline toute responsabilité concernant le traitement par ces tiers de vos données personnelles, non soumis à la présente politique de confidentialité. Il est de votre responsabilité de vous renseigner sur les politiques de protection des données personnelles de ces tiers.

5. Vos droits

Conformément aux dispositions  du règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 à partir de son application le 25 mai 2018, vous bénéficiez des droits d’accès, de modification, d’opposition et d’effacement des informations qui vous concernent, ainsi que le droit de connaître et de recevoir cette information. Vous pouvez exercer vos droits en adressant un e-mail à info@novagraaf.com, ou un courrier à :

Novagraaf Nederland B.V.
PO Box 22722    1100 DE AMSTERDAM

en précisant dans l’objet du mail ou du courrier « Droit des personnes » et en joignant une copie de votre justificatif d’identité. Vous pouvez également vous opposer à ce que ses données fassent l’objet d’un traitement et à ce que ses données soient utilisées à des fins de prospection commerciale.

NOVAGRAAF s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à  NOVAGRAAF. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.

Si NOVAGRAAF ne donne pas suite à votre demande, elle vous informera des motifs de son inaction et vous disposez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours juridictionnel.

  • Droit d’information sur le traitement de vos données personnelles

NOVAGRAAF s’efforce de vous offrir une information concise, compréhensible et aisément accessible en des termes clairs et simples, sur les conditions du traitement de vos données personnelles.

  • Droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données personnelles

Le droit d’accès vous permet d’obtenir auprès de NOVAGRAAF la confirmation que vos données personnelles sont ou non traitées, et lorsqu’elles le sont, d’y accéder ou d’en obtenir une copie.

Vous avez également le droit d’obtenir de NOVAGRAAF, dans un délai de 30 jours, la rectification de vos données personnelles.

Enfin, sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex. : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), vous avez le droit de demander à NOVAGRAAF l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos données personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

  • Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
  • Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos données personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
  • Vous considérez et pouvez établir que vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • Vos données personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.
  • Droit à la portabilité des données personnelles

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, ce droit à la portabilité vous permet de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à NOVAGRAAF dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces données personnelles à un autre responsable de traitement sans que NOVAGRAAF y fasse obstacle.

Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander que ces données personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par  NOVAGRAAF.

  • Droit de retrait du consentement au traitement des données personnelles

Lorsque NOVAGRAAF traite vos données personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens mis à votre disposition à cet effet. En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

  • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si malgré les efforts de NOVAGRAAF pour préserver la confidentialité de vos données personnelles, vous estimiez que vos droits ne sont pas respectés, vous bénéficiez de la faculté d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Une liste des autorités de contrôle est disponible sur le site internet de la Commission européenne.

6. Contact

Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir d’autres informations en lien avec la collecte ou le traitement de vos données personnelles par NOVAGRAAF, n’hésitez pas à nous contacter en utilisant  le formulaire de contact. ou en nous écrivant à info@novagraaf.com.

7. Changements de Politique de Confidentialité

NOVAGRAAF se réserve le droit de changer sa Politique de Confidentialité. La dernière version peut être trouvée sur cette page. Nous vous encourageons à consulter cette page de manière régulière afin de vous assurer que notre politique de confidentialité vous convient toujours. La dernière version a été mise à jour en octobre 2018.

Pour plus d'informations ou de conseils contactez-nous

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