企業の法務部門の予算編成は容易ではありません。多くの企業はコスト削減を目指していますが、それ以上に、実際に投じた資金がどのような成果をもたらすのかを把握したいと考えています。これは、法務部門が年間予算を策定する上で重要な意味を持ちます。
部門予算の作成方法を決める際に最も効果的な出発点は、過去の支出を確認し分析することです。既に堅牢なコスト追跡システムを導入し、部門としての支出を把握していることを願うばかりですが、そうでない場合は、市販の予算追跡・予測ソリューションの活用を検討する価値があります。
法務部門の年間予算の準備はいつも大変ですか?
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現在の支出を正確に把握できるのであれば、その支出を個別の種類に分解する価値があります。特定の案件（例えば商標出願や更新）については費用が予測可能であり、それらの費用を外挿することで、将来の支出について比較的正確な予測値を容易に算出できる場合があります。また、案件レベルの評価を行うことで、費用削減が可能かどうかも容易に把握できます。特定の案件の単価を削減できれば、年間予算にプラスの影響を与える可能性があるからです。
部門予算の作成は、より複雑な案件になると困難になる可能性があります。期限が決まっていない業務に外部の法律顧問を依頼する場合、特定の案件にかかる費用を正確に把握することは困難です。費用の予測可能性を高め（ひいてはコスト削減の可能性も見極める）、外部弁護士との代替案や固定料金契約を検討する価値があるかもしれません。
予算編成や予測プロセスを支援するテクノロジー ソリューションに目を向けるべきであるのと同様に、テクノロジーはより広い意味でコスト削減につながる可能性があります。たとえば、文書管理、ポートフォリオ管理、訴訟記録作成などの代替法務サービス ソリューションを検討することで、大幅なコスト削減が可能になり、より困難な問題に予算を充てることができるようになります。
企業法務部門の予算策定における最大の課題は、その予算を社内全体に向けて明確に示し、その正当性を証明することにあると言えるでしょう。早期段階から社内の他部門を予算策定プロセスに巻き込むことは、社内からの賛同を得るための賢明な方法であり、予測の精度向上にも繋がります。
他の事業部門に尋ねるべき質問としては、開発中の新製品やブランド、M&Aや合弁事業の可能性、重要な新規ライセンス契約などに関する情報提供の依頼などが挙げられます。これらはすべて、企業の法務部門の予算に予測不可能な影響を及ぼす可能性がありますが、その可能性を理解することで、こうした事態に的確に対応できる予算編成能力が向上します。
同様に、訴訟は常に予算策定プロセスにおける大きな未知数ですが、過去の傾向を検証し、今後発生する可能性のある新たなリスク（例えば、新技術の導入など）を理解することで、より正確な見積もりを立てることができます。この時点で外部の弁護士に相談することも有益でしょう。弁護士は、様々な潜在的リスクに関連する費用について、あなたよりも明確な考えを持っている可能性が高いからです。
確かに、リスクとコストのバランスを取ることは予算編成プロセスの重要な部分です。新製品の発売により、訴訟リスクが高まると予想される場合、訴訟リスクは100%ではないため、予算編成にはそれを反映させる必要があります。予算編成プロセスの一環として、代替シナリオの価格設定を検討することも有効です。そうすれば、年間予算の承認を求める際に、予算に含まれる可能性のある様々な不測の事態について、より明確な根拠を示すことができます。
こうした活動はすべて、予算の承認を得るのに役立ちます。特に、法務部門が事業全体にどのような価値を付加しているかを示すことができるからです。CFOや取締役会に承認を得るために予算を提示する際には、その価値を実証できるかどうかが鍵となります。
企業法務部門の予算作成は大変な作業になりがちですが、適切な予算編成は、業務を楽にしてくれるだけでなく、むしろ楽にしてくれます。来年の今頃、取締役会に巨額の予算超過を報告しなければならないよりも、今、この大変な作業を済ませておく方がはるかに賢明です。
