Office Manager (Brussel)

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor. Dat gaat van praktische zaken als onthaal, bevoorrading en voorbereiding zalen tot en met  ICT en interne en externe evenementen. Als Algemeen Assistent ondersteun je  bovendien alle experten (paralegals, consultants, management) administratief en inhoudelijk.

1. Office management

  • Onthaal: post, telefoon, agendabeheer;
  • congressen: organisatie, planning afspraken, reis- en hotelreservaties, catering;
  • housekeeping: beheer leveranciers, klaarzetten vergaderingen, orde ruimtes;
  • beheer wagenpark;
  • beheer gebouw, contracten, verzekering;
  • ondersteuning bij HR;
  • bibliotheek bijhouden;
  • secretariaat: algemene administratie, uitvoeren van mailings, klassement, organisatie van meetings en workshops;
  • ICT: eerste hulp bij vragen en problemen met informatica en wanneer nodig betrekken van onze Helpdesk.

2. Algemene administratieve assistentie

  • Verwerken inkomende facturatie, kostenopvolging, correspondentie dispatchen en eerste verwerking, algemene briefwisseling;
  • aanzet (inhoudelijk) van correspondentie met klanten, waarop de expert kan verder bouwen;
  • presentaties en presentatiemateriaal lay-outen.

Jouw ervaring en opleiding

  • Bachelor (vb. Office Management) of gelijkwaardig door ervaring;
  • minstens 2 jaar relevante werkervaring (in juridische context is pluspunt);
  • vlot tweetalig (Nederlands en Frans) met basis Engels minstens gesproken, liefst ook schriftelijk.
  • vlot in MS Office en digitaal geletterd;
  • verantwoordelijke, zelfstandige, discrete persoon die vertrouwen wekt;  
  • oplossingsgericht, klantgericht en communicatief (naar klanten en collega’s);
  • accuraat en systematisch, kan prioriteiten stellen in een veelheid van taken, maar met de nodige flexibiliteit voor ad-hoc opdrachten;
  • EHBO opleiding is een pluspunt.

Ons aanbod

  • Een aangenaam, conviviaal en tegelijk professioneel team;
  • een internationale omgeving/cliënteel;
  • doorgroeimogelijkheden en opleidingen on the job en extern;
  • een aantrekkelijk salarispakket en extra-legale voordelen;
  • goede bereikbaarheid met openbaar vervoer (tram of trein voor de deur);
  • gezinsvriendelijke werkuren, eventueel zelfs 4/5, in zoverre verenigbaar met nood aan permanentie in deze job.

Heb je interesse in deze functie?

Solliciteer schriftelijk met CV, liefst foto, en motivatiebrief, per e-mail, naar onze recruiter peter.elsemans@telenet.be met cc naar I.Mennens@Novagraaf.com.

Privacy: Indien u hier solliciteert zullen uw CV en motivatiebrief, die onder andere identificatiegegevens, gegevens betreffende het beroep en academisch curriculum bevatten, in onze databank  voor een periode van 2 jaar na afloop van de aanwervingsprocedure worden bijgehouden om redenen van gerechtvaardigd belang (bv contacteren voor een nieuwe job). Deze gegevens zullen niet worden verspreid naar derden tenzij met toestemming van de sollicitant of wettelijke verplichting. De sollicitant kan zijn recht op rectificatie en vernietiging uitoefenen door het kantoor te contacteren op bovenstaand e-mailadres.

Voor meer informatie kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Cookie policy

To provide the best possible experience for website visitors, Novagraaf uses cookies. By clicking "Accept" or continuing using the site, you agree to our privacy policy, including our cookie policy.