Résolutions du Nouvel An : donnez un nouvel élan à votre portefeuille de droits de  propriété intellectuelle !

La plupart d'entre nous terminons l'année en se sentant contrariés par le travail que nous n'avons pas tout à fait réussi à accomplir. Heureusement, la nouvelle année offre la promesse d'un nouveau départ, faisant du mois de janvier le moment idéal pour fixer des objectifs réalisables. Pourquoi ne pas commencer  l'année par un audit de votre portefeuille de propriété intellectuelle, afin que vous puissiez planifier vos projets de maintenance, de consolidation et d'amélioration pour les mois à venir ?

Si vous cherchez à bien démarrer cette nouvelle année, une optimisation de votre portefeuille de droits est un bon début. Fréquemment chargé d'enregistrements inutilisés ou privé d'une couverture suffisante, un audit approfondi de votre portefeuille de droits pourrait vous aider à identifier des moyens de rationaliser et/ou d’optimiser votre portefeuille, tout en vous faisant réaliser des économies et en améliorant l'efficacité de vos actifs.

Par où commencer ?

De nombreuses entreprises estiment la santé et la valeur relative de leur portefeuille de PI uniquement en fonction de sa taille. Or, nous constatons que de nombreuses sociétés peuvent réduire leurs dépenses en matière de propriété intellectuelle et renforcer leurs droits en procédant à la vérification de leurs portefeuilles de propriété intellectuelle selon le processus suivant qui se déroule en trois étapes :

Étape 1 : Vérifiez l'exactitude de vos dossiers et de vos données de PI

Les données de votre portefeuille de PI doivent être exactes et à jour pour avoir un aperçu des droits en vigueur dont vous êtes effectivement titulaire. Prendre le temps de nettoyer, de mettre à jour et de rationaliser vos données IP peut vous faire économiser du temps et de l'argent à long terme, car cela vous permettra d'identifier des erreurs potentiellement coûteuses au sein de vos différents enregistrements.

Comme nous avons pu l’évoquer, la gestion de la PI et des dossiers y afférent peut varier considérablement d’une entreprise à l’autre. Si une entreprise a effectué les démarches nécessaires et dans le bon ordre, que ce soit dans le cadre de ses activités courantes ou dans le cadre d'une acquisition ou d'une vente, le portefeuille devrait être en bon état. Toutefois, si les droits n'ont pas été tenus à jour, ils peuvent être fragilisés en termes de validité et d’usage.

Bien entendu, la mise à jour des dossiers est généralement un processus long et parfois coûteux, car elle est liée à l’exactitude des dossiers existants et aux éventuels caprices du système de gestion des dossiers de chaque office concerné. Toutefois, les entreprises peuvent et doivent prendre certaines mesures pour faciliter le processus de mise à jour.. Pour ce faire, l'audit devrait idéalement répondre aux questions suivantes concernant les actifs de propriété intellectuelle acquis :

• Quelle entité est enregistrée exactement comme titulaire de chaque droit ?
• Quel est le statut ?
• Les droits sont-ils en vigueur ?
• Les licences sont-elles en vigueur et sont-elles enregistrées contre des droits ?
• Des accusations ou d'autres intérêts sont-ils inscrits à l'encontre de certains droits ?
• Les droits enregistrés correspondent-ils à ceux utilisés dans l'entreprise ?
• Existe-t-il des droits non enregistrés ?

Dans un premier temps, les réponses à ces questions permettent de planifier efficacement les mises à jour nécessaires.

Étape 2 : Vérifier la valeur et l'efficacité de votre portefeuille de PI

La prochaine étape de l'audit de PI consiste à évaluer la valeur de votre portefeuille par rapport aux coûts liés à l'accroissement et au maintien des droits de PI. Il aide à identifier, par exemple, les droits de brevets , de marques et de dessins et modèles qui sont renouvelés alors qu'ils n'ont jamais été exploités, ainsi que les lacunes en matière de protection, qui pourraient exposer une entreprise à des risques d’usurpation et de contrefaçon.

Pour entreprendre cette partie de la vérification, nous recommandons d’engager les démarches suivantes :

• Etudier votre stratégie en matière de PI pour vous assurer qu'elle tient compte de vos objectifs et votre stratégie d'affaires ;
• Donner la priorité à vos droits de propriété intellectuelle (par exemple, entre les droits de base et les droits secondaires) et aux marchés (pays et produits/services) sur la base de la stratégie de marque et de recherche et développement actuelle et future ;
• Vérifier les accords de licence et de redevance pour s'assurer que les droits ont été correctement maintenus et que les recettes perçues ont été perçues ;
• Examiner votre liste de fournisseurs pour voir s'il est possible de réaliser d'autres économies en consolidant votre portefeuille de PI chez un seul fournisseur.

Avec l’impact du BREXIT, c'est aussi le bon moment pour commencer à identifier tous les droits qui pourraient être affectés par la sortie du Royaume-Uni de l'UE. Bien que l'UE et le gouvernement britannique proposent tous deux une solution par laquelle les droits EUTM et les droits sur les dessins ou modèles seraient clonés automatiquement (et gratuitement) à des droits britanniques équivalents, il reste encore beaucoup à faire.

Même si le projet d'accord de retrait approuvé est adopté par le parlement britannique et le reste de l'UE-27 (ce qui ne sera pas une mince affaire), il reste encore des questions à résoudre en ce qui concerne la manière dont les droits internationaux des marques et des dessins et modèles, les dessins et modèles communautaires non enregistrés et les litiges juridiques en cours, impliquant des marques communautaires et des dessins et modèles communautaires enregistrés ou non enregistrés, seront gérés après la date butoir du Brexit.

Savoir quels droits - y compris les droits non enregistrés et les actifs de propriété intellectuelle connexes, comme les contrats et les licences, par exemple - sont susceptibles d'être touchés est la première étape cruciale pour mettre en place une stratégie visant à garantir que vos droits ne seront pas touchés lorsque le Brexit sera effectif. (Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre livre blanc'Brexit - Qu'est-ce que cela signifie pour votre propriété intellectuelle' ou vous abonner à notre bulletin 'Perspectives' pour vous assurer de recevoir les futures mises à jour).

Étape 3 : Établir un échéancier pour les vérifications régulières de l'état de santé de la PI

La réalisation d'un audit de droits de propriété intellectuelle n'est que la première étape de ce qui, dans l’idéal, devrait être un programme régulier d'examens du portefeuille. En effectuant des vérifications à intervalles réguliers (idéalement au moins tous les six mois), vous pouvez vous assurer que votre portefeuille continue d'évoluer au même rythme que votre entreprise, et cela pourrait également vous permettre de réaliser des économies supplémentaires dans l'avenir, par exemple en :

• Effectuant des fusions d'enregistrements ;
• Procédant à l'annulation d'éventuels enregistrements en doublons (locaux) ;
• identifiant les droits inexploités qui pourraient être vendus, concédés sous licence ou expirés.

Cette dernière étape sera également cruciale à la lumière des changements qui pourraient être apportés à l'avenir aux marques, brevets et dessins et modèles dans l'UE.

Défis futurs

Bien qu'il soit important d'identifier, de protéger et de faire respecter les droits de PI qui existent déjà dans votre entreprise, il est tout aussi crucial d'identifier les droits et les territoires qui deviendront importants à l'avenir. Pour un aperçu des défis futurs et des principales régions géographiques, ainsi que des conseils supplémentaires sur la mise en place d'une stratégie de marque adaptée à l'avenir de votre entreprise, lisez notre article : Best practices in trademark management : setting the strategy'.

Si vous devez faire face à des compressions budgétaires sur l’année à venir et que vous ne savez pas par où commencer, une vérification est aussi l'occasion idéale de mettre en place une stratégie d'entretien et d'abandon axée sur le risque pour stimuler la création de PI et le versement de rentes. (Pour de plus amples renseignements à ce sujet, consultez notre article "Les Annuités brevets : que faut-il renouveler et quand ?" ou contactez nous pour savoir si vous payez actuellement trop cher pour votre service de rente.)

De même, si vous éprouvez des difficultés à gérer votre réseau de fournisseurs ou si vous avez besoin de réduire vos coûts, une vérification des travaux que vous entreprenez et des personnes qui les effectuent vous donnera les indices nécessaires pour prendre les mesures adaptées afin de commencer à consolider votre réseau et votre approche. (Pour plus d'informations à ce sujet, téléchargez notre livre blanc "Meilleures pratiques en matière de gestion IP: guide pratique", qui compare et oppose également les approches internes, externalisées et hybrides de la gestion de la propriété intellectuelle).

Pour en savoir plus

Novagraaf réalise régulièrement des audits de droits propriété intellectuelle pour ses clients, les aidant à évaluer l'efficacité de leurs droits, à identifier les lacunes dans la couverture et à mettre en évidence les domaines dans lesquels ils pourraient réduire leurs coûts. Pour en savoir plus sur ce service et sur notre méthodologie, n’hésitez pas à nous contacter ci-dessous ou contacter votre conseil Novagraaf.