Misleidende nota's en facturen: Herken de Signalen en voorkom schade

U herkent het vast wel, u heeft net een nieuwe merkaanvrage ingediend of uw merkregistratie komt binnenkort voor vernieuwing in aanmerking en u ontvangt een brief of email met een verzoek om betaling voor de registratie of de vernieuwing.

Volgens schattingen van EUROPOL ontvangen jaarlijks ten minste 200.000 IE rechthebbenden misleidende nota’s. De eerste trend bij deze misleidende nota’s is dat ze steeds realistischer worden. Voorheen stonden er vaak spelfouten en grammaticale fouten in de nota’s, maar die onjuistheden zijn er steeds minder. Daarnaast wekken sommige emails met misleidende nota’s de indruk afkomstig te zijn van het nationale merkenbureau of het EUIPO (Europese merkenbureau) waarbij de logo’s van deze instanties worden misbruikt. Een laatste ontwikkeling is dat er misleidende nota’s zijn die QR-codes bevatten die verwijzen naar webpagina’s van de fraudeurs. Vaak bevat de misleidende nota ook een aanleiding tot urgentie, bijvoorbeeld een korte termijn of laatste herinnering. 

Zoals hierboven al aangegeven, zijn er volgens Europol jaarlijks ongeveer 200.000  misleidende nota’s in omloop. Naar schatting wordt ongeveer 2% van de ontvangers ook daadwerkelijk slachtoffer van deze fraudeurs. Met een gemiddeld notabedrag van € 2.000,- is de geschatte omzet bij deze 8.000 slachtoffers minimaal 16 miljoen euro. Hiermee blijft deze vorm van fraude een lucratieve business. Deze vorm van fraude heeft niet alleen een negatief effect op de reputatie van de officiële instanties zoals het EUIPO en de nationale merkenbureaus, het heeft vooral impact op de IE rechthebbenden die geld en in sommige gevallen zelfs hun registratie verliezen omdat zij in de veronderstelling zijn dat zij de vernieuwing van hun registratie reeds hebben voldaan.  

Het EUIPO werkt samen met de nationale merkenbureaus om deze vorm van Fraude aan te pakken. Allereerst doen zij dit door verspreiding van informatie over deze vorm van fraude middels nieuwsbrieven en presentaties. Op de website van het Europese merkenbureau staan ook meer dan 470 voorbeeldbrieven zodat de IE rechthebbende kan controleren of de ontvangen nota een misleidende nota betreft. Ook worden betrokken banken geïnformeerd over de verdachte oplichtingsactiviteiten. Indien het EUIPO de identiteit van de personen achter de misleidende nota’s achterhaalt worden juridische stappen ondernomen.  

In December 2020 heeft EUIPO een strafrechtelijke klacht wegens fraude ingediend bij het Openbaar Ministerie (OM) in Duitsland. Het OM heeft deze klacht in behandeling genomen waarna deze door de rechtbank in München is behandeld. De rechtbank heeft bij haar beoordeling vastgesteld dat de drie verdachten brieven hebben verzonden uit de naam van “IP Register UG” welke in hoge mate overeenstemmen met de opmaak van de nota’s van het EUIPO. Het briefhoofd bevatte de naam “European IP Register” en de onderwerpregel “Data publication from Office for Harmonisation in the Internal Market (OHIM), dit is de vroegere naam van het EUIPO. 

Deze misleidende nota’s bevatten een bedrag dat verschuldigd was, een deadline voor de betaling en bankgegevens. Onderaan de brief stond weliswaar in zeer kleine letters vermeld dat dit geen nota betrof maar slechts een voorstel. Nu dit echter amper leesbaar was, heeft dit niet tot een ander oordeel geleid. Uit deze uitspraak is gebleken dat de verdachten in een zeer korte periode een bedrag van ongeveer € 200.000,- aan onterechte betalingen hebben ontvangen. De rechtbank heeft daarop in september 2024 de drie verdachten veroordeeld voor commerciële bendefraude. De verdachten hebben elk een voorwaardelijke celstraf van 1 jaar en 10 maanden met een proeftijd van 3 jaar opgelegd gekregen. Bovendien is het bedrag van ongeveer € 200.000,- in beslag genomen en zal het gebruikt worden voor compensatie van de slachtoffers.  

In 2017 heeft een rechtbank in Zweden het verzenden van misleidende nota’s aan IE rechthebbenden ook gekwalificeerd als een strafbaar feit. Ook onze beroepsvereniging neemt actie tegen het versturen van misleidende nota’s, maar we dienen te concluderen dat misleidende nota’s helaas niet snel zullen verdwijnen en waarschijnlijk zelfs steeds minder makkelijk van het echt te onderscheiden zullen zijn.

Als IE rechthebbende is het daarom van groot belang om nota’s nauwkeurig te controleren en bij twijfel te verifiëren of de nota terecht is. Heeft u vragen over ontvangen nota’s, spreek met uw Novagraaf consultant of neem hier contact met ons op. Abonneer op onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws. 
 
Dit artikel is geschreven door Marielle Höffer, werkzaam op ons kantoor in Amsterdam.