Trademark documents and electronic signatures – an update

Door Laura Morrish,

The COVID-19 pandemic has posed new challenges to companies and their legal advisers, including that of obtaining the necessary signatures for the execution of documents. In response, the Law Commission has issue an updated guidance note, as Laura Morrish explains.

As we covered previously, the COVID-19 pandemic has changed the ways in which trademark professionals manage routine tasks. While technology has enabled us to rapidly transition to working from home, obtaining necessary signatures requires even more advance planning at this time of social distancing.

As predicted in that earlier article, the UK’s lockdown, added to the already increasing demand for flexibility in respect of witness documents, has acted as a catalyst for the Law Commission to push forward its work on reform in this area. On 18 June 2020, it updated its guidance note in relation to the virtual execution of documents and the use of e-signatures to include tips on how to operate in practice in the current, challenging circumstances.

Law Commission best practice tips and advice

Its tips are as follows:

  • 1. Follow the Law Commission’s best practice notes for executing documents by virtual means and executing documents using electronic signatures;
  • 2. Agree: All parties should agree on how best to manage the transaction;
  • 3. Verify: Consider what steps (if any) should be taken to verify the identity and authority of each person signing beyond that which is required by law, including the anti-money laundering regime;
  • 4. Evidence: Ensure any evidence required for verification is easily accessible;
  • 5. Report: Notify all parties when the transaction has been closed; and
  • 6. Understand: Make sure that you’re aware of the legislative, regulatory or cultural requirements for virtual execution and e-signatures in the relevant legal area.

What does this mean for trademark owners?

Current circumstances have made the execution of documents more difficult of course; however, with the right preparation and forethought, it is possible to meet deadline and formality requirements. In line with the above guidance, we advise:

  1. Prepare for the execution of documents as early as possible, in order to agree a method of signature that is acceptable to all parties and still legally binding in the relevant jurisdictions.
  2. Prepare images of signatures and/or electronic signatures and arrange for documents to be scanned or printed so that signatories can easily access them.
  3. Consider arranging for original documents to be posted between the parties for physical signature, where electronic signatures are not accepted (e.g. outside the UK and EU).
  4. Check in advance if witnessing is required and, if so, what form of witnessing would be acceptable in order to meet local requirements.
  5. Allow sufficient time to have any documents notarised and where legalisation is required, make third parties aware of the limited service being offered in the UK.

For further guidance on managing signatures, witnesses, notarisation and legalisation, please speak to your Novagraaf attorney or contact us below.

Laura Morrish is a Chartered Trademark Attorney at Novagraaf in the UK. 

Laatste inzichten

Hot topics

Rebranding van generieke geneesmiddelen door parallelimporteurs: wanneer is dat toegestaan ?

Het recht om een geneesmiddel uit het ene EU-land te exporteren en in een ander EU-land in te voeren zonder uitdrukkelijke toestemming van de merkhouder is toegestaan op grond van  het EU-beginsel van het vrije verkeer van goederen. De regel geldt voor zowel generieke als originele merkgeneesmiddelen mits aan de specifieke nationale en EU-voorwaarden voor parallelimport van geneesmiddelen wordt voldaan. 

Door Novagraaf Team,
Rebranding van generieke geneesmiddelen door parallelimporteurs: wanneer is dat toegestaan ?
Nieuws en opinie

Registratie van een niet-conventioneel merk of vormmerk: een somber vooruitzicht voor de Louboutins van de toekomst?

Niet-conventionele merken zijn merken die een vorm, kleur, geur of geluid beschermen. Ondanks dat ze maar een klein deel uitmaken van alle merken in het register, zijn ze een populair en innovatief middel voor bedrijven om hun producten of diensten te onderscheiden.

Door Novagraaf Team,
Registratie van een niet-conventioneel merk of vormmerk: een somber vooruitzicht voor de Louboutins van de toekomst?
Nieuws en opinie

Aftellen naar INTA 2023: brand protection gaat niet alleen over merken

De jaarlijkse bijeenkomst van de International Trademark Association (INTA) vindt dit jaar plaats in Singapore (16-20 mei) en belooft een boeiende conferentie te worden. De sessies die voor  de conferentie zijn gepland, benadrukken dat merkenrechten niet de enige rechten zijn waarmee rekening moet worden gehouden als het gaat om brand protection.

Door Luke Portnow,
Aftellen naar INTA 2023: brand protection gaat niet alleen over merken

Voor meer informatie neem gerust contact met ons op.

Cookie policy

Om de bezoekers van de website de best mogelijke ervaring te bieden, maakt Novagraaf gebruik van cookies. Door op "Accepteren" te klikken of door de site verder te gebruiken, gaat u akkoord met ons privacybeleid, inclusief ons cookiebeleid.