Conditions Belgique – Conditions Générales

I. GENERALITES 

Les présentes conditions générales (ci-après les « Conditions Générales ») régissent les relations contractuelles entre la SA Novagraaf Belgium, ayant son siège social Chaussée de La Hulpe 187 à 1170 Bruxelles, et inscrite à la BCE sous le numéro 0446.258.101 (ci-après « Novagraaf ») et le donneur d’ordre faisant appel à ses services (le « DO »). Cette version des Conditions Générales annule et remplace les versions antérieures.

Novagraaf fournit des services de conseils, d’assistance et de représentation pour l’obtention, la gestion et le respect du portefeuille de droits intellectuels du DO (ci-après « les Services »).

Aucune dérogation aux présentes Conditions Générales ne sera admissible sans l’accord écrit préalable de Novagraaf. Si le DO utilise son propre bon de commande ou un autre formulaire pour recourir aux Services de Novagraaf, ce document ne sera utilisé que pour des raisons de commodité et confirmera l'accord inconditionnel du DO aux présentes Conditions Générales. Toute condition contradictoire ou supplémentaire contenue dans le bon de commande du DO, dans ses conditions générales éventuelles ou dans tout autre document utilisé pour accepter une offre de Novagraaf est expressément contestée et rejetée par Novagraaf.

Ces conditions générales sont susceptibles d’être modifiées à tout moment par Novagraaf via une communication préalable au DO par quel que média que ce soit (courrier, e-mail, site Internet, …). En continuant d’utiliser les Services de Novagraaf après la notification, le DO accepte l’application de ces modifications. 

Les Parties conviennent que leur relation contractuelle est basée sur la confiance et que chacune des Parties pourra mettre fin unilatéralement au contrat ou à la collaboration à tout moment par une simple notification écrite. Dans ce cas, Novagraaf facturera au DO les services prestés ainsi que les frais engagés jusqu’à la date de résiliation. Si aucune raison n’est mentionnée, la Partie qui se voit notifier la résiliation a le droit de demander des explications à l’autre Partie et de recevoir la motivation de cette dernière. Lors de la résiliation du contrat, Novagraaf peut suspendre ses Services dans les affaires en cours devant être finalisées et/ou informer le nouveau fournisseur de services s’il y a des factures impayées au nom du DO.

II. EXECUTION DES PRESTATIONS

Novagraaf s’engage à exercer son mandat de bonne foi, avec prudence, diligence et confidentialité. 

Le DO autorise Novagraaf à recourir à d’autres prestataires de services en Belgique ou à l’étranger, auquel cas les frais seront portés à charge du DO. Le DO autorise Novagraaf à accepter au nom et pour le compte du DO les conditions générales appliquées par ces tiers, en ce compris les fournisseurs de services de base de données.

Afin d’assurer une communication optimale entre les Parties, le DO désignera une personne de contact qui sera habilitée à le représenter dans le cadre de l’exécution du contrat. Les notifications adressées à cette personne de contact seront réputées être adressées valablement au DO.

Le DO fournira à temps et de manière complète et correcte les informations sollicitées par Novagraaf, à défaut de quoi Novagraaf pourra suspendre les Services ou résilier le contrat, entièrement ou partiellement.

Novagraaf ne pourra pas être tenue responsable d’un quelconque dommage subi par le DO, directement ou indirectement, en conséquence de cette suspension ou ce cette résiliation.

Novagraaf soumettra au DO tout document devant être signé. Le DO remettra à Novagraaf les documents nécessaires signés avant l’échéance indiquée par Novagraaf. Novagraaf ne peut être tenue responsable d’un quelconque dommage subi par le DO,  directement ou indirectement, en conséquence du non-respect de l’échéance indiquée par Novagraaf. Il en va de même  pour toute communication envoyée par Novagraaf à la dernière adresse connue du DO si le DO  n’a pas communiqué à temps son changement d’adresse à Novagraaf.

Novagraaf est attentive et vigilante afin d’éviter toute situation qui pourrait engendrer un conflit d’intérêt. En conséquence, Novagraaf s’abstiendra, le cas échéant, de conseiller des donneurs d’ordre ayant des intérêts opposés, sauf si toutes les Parties concernées ont marqué leur accord. Cela n’empêche pas Novagraaf de fournir des services administratifs (par exemple des dépôts de marque) ou des prestations de conseil à des entreprises concurrentes pour autant que cela n’engendre pas de conflit d’intérêt dans son chef.

Toutes les données fournies par Novagraaf sont et demeurent la propriété de Novagraaf, de ses donneurs de licence, registres et/ou autres fournisseurs de services. Elles ne peuvent être utilisées que (a) à des fins professionnelles internes propres au DO, ou (b) pour les conseillers du DO, dans la mesure nécessaire à l’exercice de leur mission de conseil au profit du DO.

Tout usage des données fournies par Novagraaf est sujet, le cas échéant, aux conditions générales imposées par les donneurs de licence, registres et/ou autres fournisseurs de services. Le DO accepte d’être lié par ces conditions générales et veillera à les (faire) respecter.

III. CONDITIONS DE PAIEMENT

Les Services seront facturés au DO sur base des tarifs fixes et/ou taux horaires applicables au Service concerné. Le taux horaire varie en fonction de la qualification et de l’expérience des personnes qui exécutent les Services. Sauf disposition contraire expresse, Novagraaf se réserve le droit d’adapter ses tarifs fixes et taux horaires à tout moment pour toute raison valable telle que, notamment, l’augmentation de ses coûts. Les services fournis par les tiers et les professionnels engagés par Novagraaf (ex : correspondants étrangers et agents) ne sont pas compris dans les tarifs de Novagraaf.

Novagraaf peut émettre des factures pour ses Services à tout moment et n’est pas tenue, sauf convention contraire, d’établir des factures à une certaine fréquence et/ou à un certain moment dans le mois ou l’année.

Les factures de Novagraaf sont payables au comptant et considérées comme étant acceptées définitivement par le DO si aucune contestation écrite n’est transmise endéans les huit (8) jours qui suivent la date de facturation. Tout paiement tardif ou incomplet sera majoré d’office d’un intérêt de retard de 10 % sur base annuelle et d’une indemnité forfaitaire de 10 % avec un minimum de 250 euros, à partir du 30e jour suivant la date de facturation, sans mise en demeure préalable par Novagraaf.

En cas de paiement tardif ou incomplet, Novagraaf se réserve également le droit de suspendre la fourniture des Services à partir du 30e jour suivant la date de facturation, sans notification préalable. Tous les risques et conséquences de l’interruption des Services sont à charge du DO. Novagraaf pourra également demander un paiement anticipé au DO pour les Services futurs.

Lorsque Novagraaf recourt aux services de tiers dans le cadre de la mission qui lui est confiée par le DO, le DO sera responsable du règlement des factures qui sont établies par ces tiers.

En cas de décès, faillite, dissolution ou autre situation qui puisse mettre la solvabilité du DO en danger, Novagraaf aura le droit d’exiger le paiement immédiat et intégral des sommes dues, même avant la date d’échéance, ou de demander des garanties de paiement (garanties qui devront être approuvées par Novagraaf), sans préjudice du droit de Novagraaf de suspendre ou terminer le contrat ou la collaboration avec le DO.

IV. RESPONSABILITE

Novagraaf s’efforcera d’exercer ses activités de manière optimale, en respectant les règles de conduite et standards applicables à sa profession. 

Le DO reconnait que les activités de Novagraaf constituent des services de consultance et impliquent une appréciation subjective. Dès lors, Novagraaf n’est tenue que par une obligation de moyens. 

La responsabilité des Parties est limitée à l’indemnisation des dommages directs en lien avec la faute commise dans l’exécution du contrat, à l’exclusion des dommages indirects tels que le manque à gagner, le dommage réputationnel, l’adaptation de brochures et/ou sites internet.

Chacune des Parties s’efforcera de limiter son dommage autant que possible.

En outre, aucune des Parties ne sera responsable des dommages résultant d’informations incomplètes, erronées, ou communiquées tardivement par l’autre Partie.

Aucune des Parties ne sera responsable dans l’hypothèse où l’exécution de ses obligations est empêchée ou retardée par un cas de force majeure. La Partie affectée par la force majeure devra en informer immédiatement l’autre Partie et prendre les mesures raisonnables nécessaires pour en limiter les effets. Si la situation de force majeure perdure pendant plus de trois mois, chacune des Parties pourra mettre fin au contrat sans préavis ni indemnité.

Dans l’hypothèse où la responsabilité d’une Partie est engagée, elle sera limitée au montant le plus élevé entre (i) le montant effectivement payé par son assurance responsabilité professionnelle pour le dommage concerné, et (ii) le montant facturé par Novagraaf au DO dans le dossier concerné au cours des 12 mois précédent l’évènement donnant lieu au dommage.

Les limitations de responsabilité prévues dans cet article ne s'appliquent pas en cas de fraude, de faute intentionnelle ou de faute lourde de la Partie responsable ou de ses préposés, et dans les autres cas prévus par la loi applicable.

S’il s’avère qu’une quelconque limitation ou exclusion de responsabilité prévue dans les Conditions Générales n’est pas autorisée en vertu du droit applicable, celle-ci sera de plein droit remplacée par une disposition conforme au droit applicable qui autorise la limitation ou l’exclusion de responsabilité de la manière la plus large permise par le droit applicable.

V. DONNEES PERSONNELLES

Novagraaf respecte la législation applicable relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Les données personnelles communiquées par le DO sont traitées par Novagraaf dans le cadre de l’exécution du contrat avec le DO et à des fins de marketing. Ces informations comprennent le nom, l’adresse, l’adresse e-mail, ainsi que toute autre donnée que le DO communique à Novagraaf. Le DO garantit avoir reçu le consentement des personnes concernées pour le traitement de leurs données personnelles par Novagraaf, conformément aux présentes Conditions Générales. 

Les données personnelles peuvent être communiquées aux tiers auxquels Novagraaf fait appel (registres, autres mandataires,…), partout dans le monde, dans le cadre de l’exécution de la convention conclue avec le DO. 

Le DO a un droit d’accès à ses données personnelles, le droit de les rectifier et le droit de s’opposer au traitement de ses données à des fins de marketing direct. A cette fin, le DO peut contacter Novagraaf par e-mail à l’adresse tm@novagraaf.com en fournissant une preuve d’identité.

Pour le surplus, la politique vie privée de Novagraaf s’applique. Elle fait partie des présentes Conditions Générales.

VI. DISPOSITIONS FINALES

Dans l’hypothèse où une ou plusieurs dispositions des présentes Conditions Générales étai(en)t déclarée(s) nulle(s) ou inapplicable(s), cette (ces) nullité(s) n’affectera(ront) pas les dispositions restantes qui demeureront intégralement en vigueur. Toute disposition nulle ou inapplicable sera remplacée par une disposition valide et reflétant autant que possible l’intention initiale des Parties. 

Le fait pour Novagraaf de ne pas se prévaloir d’une des dispositions des présentes Conditions Générales ne pourra être interprété comme valant renonciation par Novagraaf à s’en prévaloir ultérieurement.

Les présentes Conditions Générales sont régies par le droit belge. En cas de litige, seuls les tribunaux de Bruxelles seront compétents.

Les présentes conditions générales ont été mises à jour le 11 mai 2023.